In vigore dal 25 Maggio 2018
TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI RELATIVI ALL’UTENZA INFORMATIVA (Ai sensi dell’art.13 del D. Lgs 196/2003 e degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 679/2016)
Nel quadro delle attività di continuo aggiornamento delle procedure volte al rispetto della privacy del pubblico e della normativa in tema di tutela dei dati personali, abbiamo ritenuto opportuno riassumere nel presente documento tutti gli elementi riguardanti i trattamenti di dati personali già presenti nella documentazione messa a disposizione del pubblico, integrati con indicazioni più specifiche nell’intento di conferire massima trasparenza al nostro operato per tutti i dati acquisiti nelle attività di emissione biglietti ed abbonamenti, gestione di alcune forme di pagamento.
1. QUALI DATI VENGONO TRATTATI
La normativa stabilisce particolari tutele per i dati giudiziari (relativi a condanne penali e reati) e per “categorie particolari di dati” come definite dall’art. 9 del Reg. UE 2016/679: dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona.
Vi è la possibilità che alcuni tra i dati riportati nella compilazione dei modelli, comunicazioni o in dichiarazioni eventualmente allegate, ricadano in queste categoria, per tale motivo verranno richiesti specifici consensi all'interessato, ove le caratteristiche o le modalità del trattamento lo dovessero esigere.
Riguardo a questo punto, particolare attenzione è stata prestata nel richiedere solamente i dati e nell'effettuare esclusivamente i trattamenti necessari a soddisfare legittime richieste degli interessati.
I dati possono essere trattati, sempre in relazione alle finalità di seguito indicate:
2. ORIGINE DEI DATI
Assunzione ed aggiornamento dei dati personali possono avvenire:
ad eccezione dei dati relativi ai servizi richiesti/utilizzati, che si originano internamente al Titolare
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO - PERCHÈ VENGONO TRATTATI I DATI
I trattamenti effettuati hanno le seguenti finalità:
a) Gestire efficacemente il rilascio dei titoli di viaggio con l'intento di offrire all'utente il miglior servizio
b) Adempiere ad obblighi derivanti da leggi, norme e regolamenti comunitari, leggi regionali; in particolare Assicurare la corretta applicazione della normativa vigente che regola la disciplina tariffaria di trasporto pubblico locale in favore di particolari categorie - adempimento disposizioni impartite dall’Autorità Giudiziaria, o da altre Autorità a cui la normativa vigente conferisca tale facoltà.
c) Adempiere ad obblighi contrattuali e di natura contabile e fiscale;
d) Soddisfare eventuali richieste dell’Innteressato offrendo servizi attenti e qualificati; i recapiti eventualmente forniti dall’Utente potranno essere utilizzati per comunicazioni inerenti i servizi su prenotazione eventualmente da lui richiesti;
e) Gestione anagrafica clienti, indirizzari e calcoli statistici interni all’azienda, - Analisi statistiche effettuate solo tramite aggregazione di dati resi precedentemente anonimi;
f) Eventualmente tutelare un legittimo interesse, far valere o difendere un diritto;
g) Finalità connesse all'attività di publics relations, marketing, pubblicità, proposte promozionali.
In particolare i recapiti, gli indirizzi postali e di posta elettronica eventualmente forniti potranno essere utilizzati per l’invio di comunicazioni comunque inerenti iniziative promosse dal Titolare o dalla controllante BUSITALIA SITA NORD S.r.l. a vantaggio della propria utenza. Resta inteso che l'utente ha facoltà di opporsi in ogni momento al presente trattamento
h) Alimentare il sistema di acquisizione delle conoscenze della clientela, necessarie alla verifica, al miglioramento e quindi alla progettazione di un servizio sempre più adeguato alla domanda tramite indagini e rilevazione , anche in forma anonima, del grado di soddisfazione della clientela, svolte anche con interviste telefoniche o richiesta di compilazione di questionari;
E, per quanto attiene alla gestione delle segnalazioni e reclami dall’utenza o da terzi:
i) Assicurare una risposta certa e tempestiva alle segnalazioni dell'utenza, facilitando la creazione di un efficace canale di comunicazione tra l'Azienda ed il cliente-utente
l) Alimentare il sistema di registrazione e analisi sistematica delle difformità del servizio per correggerne i difetti
4. COME VENGONO TRATTATI I DATI - MODALITA' DEL TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE
In relazione alle summenzionate finalità i trattamenti dei dati personali potranno avvenire con strumenti cartacei, informatici e telematici. Sempre garantendo la più assoluta riservatezza, pertinenza e non eccedenza rispetto alle finalità sopra descritte, in termini di registrazione e periodi di conservazione dei dati.
I dati personali di cui al precedente punto 1, fatto salvo quanto previsto dalle norme sulla conservazione della documentazione amministrativa, verranno conservati esclusivamente per i tempi consentiti/imposti dalla normativa vigente applicabile alla specifica finalità per cui i dati sono trattati.
Gli indirizzi di posta elettronica e gli altri recapiti per i quali l’interessato abbia concesso un uso anche per finalità commerciali verranno conservati per 12 mesi successivi all’ultimo invio o contatto avuto con l’interessato stesso.
5. RESPONSABILI E INCARICATI
Per le medesime finalità, oltre che dal personale addetto alla ricezione delle istanze, i dati potranno essere trattati dalle seguenti categorie di incaricati e/o responsabili:
Resta inteso che i soggetti sopra indicati sono autorizzati ad utilizzare i dati nei limiti di quanto effettivamente necessario ad espletare le proprie funzioni.
6. AMBITO DI COMUNICAZIONE - A CHI POSSONO ESSERE COMUNICATI
Ferme restando le comunicazioni eseguite in adempimento ad obblighi di legge, i dati personali in parola possono essere comunicati o resi disponibili:
Naturalmente tutte le comunicazioni sopra descritte sono limitate ai soli dati necessari all’Ente/ufficio destinatario (che resterà autonomo Titolare per tutti i trattamenti conseguenti) per l’espletamento dei propri compiti e/o per il raggiungimento dei fini connessi alla comunicazione stessa.
6.1 TRASFERIMENTO ALL'ESTERO
I dati personali saranno trasferiti verso soggetti siti al di fuori dell'Unione Europea verso il Paese in cui risiede o si trova l’interessato esclusivamente in ricorrenza dei presupposti di legittimità di cui al punto 1 e nel rispetto della normativa vigente.
6.2 DIFFUSIONE
I dati di cui trattasi non verranno diffusi se non richiedendo uno specifico consenso agli Interessati
7. COMUNICAZIONE ED AGGIORNAMENTO DEI DATI - QUANDO È OBBLIGATORIO COMUNICARE I PROPRI DATI
La comunicazione e l’aggiornamento dei propri dati ha natura obbligatoria limitatamente a quanto attiene allo svolgimento di adempimenti contrattuali e fiscali previsti dalle vigenti normative di legge e all'esecuzione degli obblighi derivanti dal contratto (rif. Lettere a-b-c-d del punto 3). La mancata ottemperanza a tale obbligo da parte dell’interessato comporterebbe l’impossibilità per il Titolare di soddisfare le sue richieste e di espletare tutte le normali pratiche connesse all’emissione dei titoli di viaggio. Ovviamente, caso per caso, viene sempre data indicazione dei dati di cui è obbligatoria la comunicazione in relazione alle citate finalità a seconda del mezzo utilizzato (tramite evidenziazione sulla modulistica e sui form presenti sul sito internet o indicazione da parte del personale incaricato dal Titolare).
Per quanto attiene all’invio di segnalazioni/reclamo, la comunicazione dei propri dati é assolutamente facoltativa, la mancata comunicazione dei propri recapiti renderà impossibile fornire una risposta all'interessato, il mancato consenso, quando e se richiesto, potrebbe comportare la cancellazione dei dati sensibili/giudiziari eventualmente forniti dall'utente o la trasformazione in forma anonima dei dati relativi alla segnalazione/reclamo con cancellazione dei dati identificativi dell'interessato
È opportuno specificare che la maggior parte dei trattamenti effettuati non sono soggetti all’obbligo di acquisizione di consenso poiché:
a. sono raccolti e detenuti in base ad obblighi previsti da leggi, norme e regolamenti comunitari
b. provengono da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque;
c. sono necessari per l'esecuzione di obblighi derivanti da un “contratto” del quale è parte l'interessato ovvero per l'adempimento di obblighi legali o per tutelare un diritto;
8. TITOLARE DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento è BUSITALIA CAMPANIA S.P.A, rappresentata dall’Ing. Antonio Barbarino, Amministratore Delegato pro-tempore e contattabile all’indirizzo mail privacy@fsbusitalia.it con sede legale in P.zza M. Luciani, 33 – 84121 Salerno.
Contatto del Data Protection Officer (DPO): protezionedati@fsitaliane.it
9. DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato ha il diritto:
Gli interessati potranno rivolgersi al Responsabile all’uopo delegato telefonando al numero 089 487204 specificando all’operatore la natura della richiesta o del problema evidenziato, per tramite della casella di posta elettronica privacy@fsbusitalia.it, tenendo presente che non sarà possibile rispondere a richieste pervenute telefonicamente ove non vi sia certezza circa l’identità del richiedente.